Het is donderdag, de week gaat naar het einde toe. Je voelt je gewoon wat minder lekker en wenst jezelf eigenlijk een weekendje ontspanning en/of zetelen met je gezin toe toe. Een goed boek, een heerlijke film, een dekentje, wat lekkers te eten of te drinken, hiermee zou je al een heel eind komen. Als je dan last-minute van je baas nog een mailtje krijgt waarin je gevraagd wordt om vanavond die ene taak van je collega nog even af te werken, kan het soms knap lastig zijn om nee te zeggen.
Ook ik vind het vaak lastig om nee te zeggen. Ook al geeft mijn hele lijf “nee” aan, mijn hoofd is niet altijd mee in dit verhaal. Op deze momenten weet mijn hoofd ook ontzettend inventief uit de hoek te komen en alles behalve helpend. Mijn gedachten gaan meestal als volgt “Ann, je kan het niet maken om nee te zeggen” of “je gaat het zien, ze gaan dit niet appreciëren”. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Met dit gekwetter op de achtergrond, probeer ik dan een “duidelijke nee” te formuleren. Vertaling: “typ ik de mail zo’n 7 keer opnieuw om uiteindelijk de boodschap sterk ingepakt en met 3 strikken eromheen aan mijn communicatiepartner door te sturen”.
Uit gesprekken weet ik dat anderen het ook vaak lastig vinden om “nee” te formuleren of om “moeilijke feedback” te geven. Enerzijds heb je allerhande emoties en gedachten die ons weten te vangen en het geven van de gewenste boodschap in de weg lijken te staan en anderzijds zitten we ook vaak met de vraag “maar hoe formuleer ik zulke “nee” nu precies?”
Graag geef ik jullie enkele tips mee die mij helpen bij het formuleren van lastige feedback. Stel je even voor dat je zoals hierboven beschreven voor jezelf een avondje zetelen had gepland, dit ook naar je gezin hebt gecommuniceerd, maar je baas ondanks jouw goede voornemens toch beslist om last minute een hoop werk op je bord te droppen. Je besluit hem te vertellen hoe je je voelt bij zijn last-minute verzoek. Onderstaande stappen kunnen je hier bij helpen.
1. Hou het bij de feiten.
Bijvoorbeeld: Om 17 uur liet je me weten dat ik de taak van mijn collega vanavond nog moet afmaken. En dus niet “waarom houd je nooit rekening met me?”. Dit is veralgemenend en kan welles-nietes dialogen in de hand werken, waardoor je niet tot de essentie komt.
2. Geef weer wat iets met je doet en waarom.
Ik voel me hier gefrustreerd en teleurgesteld bij omdat ik enerzijds meer tijd nodig heb om dit werk goed uit te voeren en anderzijds vanavond een avondje met mijn gezin gepland had. Je gevoel uiten is in communicatie echt ontzettend belangrijk. Maar al te vaak blijven we aan de oppervlakte of vinden we dat het aan de ander is om uit te maken hoe we ons ergens bij voelen. Zo werkt het helaas vaak niet, de ander heeft geen glazen bol en/of vindt het niet altijd even makkelijk om jouw gevoel in te schatten .
3. Geef de ander de kans om te reageren: begrijp je dit?
Je wilt geen monoloog afsteken bij het geven van feedback, maar de ander betrekken en hem/haar de kans geven om te reageren. Zo weet je ook wat en of de ander iets uit de boodschap meeneemt.
4. Zoek naar een oplossing: Hoe zouden we dit kunnen oplossen?
Ik kies hier heel bewust voor “we”omdat ik de ander wil uitnodigen om aan te geven of ik van betekenis kan zijn in het komen tot een oplossing en het probleem niet compleet bij hem/haar wil leggen. Er speelt natuurlijk ook altijd een deel interpretatie en iets wat voor mij lastig is, is dit voor een ander misschien niet.
Wil je meer tips, wil je groeien in je communicatie? Oefenen met assertiever en duidelijker te communiceren? Klik dan op onderstaande link voor meer informatie over onze training Liever Assertiever: https://www.anthentiek.be/liever-assertiever.
Bij Anthentiek bieden we assertiviteitstrainingen in kleine groep onder de naam “Liever Assertiever”. We kiezen ervoor om naast theoretisch ook vooral praktisch aan de slag te gaan door middel van rollenspelen. Zo kan je oefenen met verschillende situaties: nee zeggen, je mening geven, omgaan met boosheid van je gesprekspartner… We geloven dat “doen” je helpt om het geleerde ook echt gaan gebruiken. We werken ook met acteurs om alles nog net dat tikkeltje “echter” te maken :). Deze trainingen kunnen op vraag ook aangepast worden aan de noden van je organisatie.
Neem een kijkje op www.anthentiek.be of bel voor meer info. Inschrijven kan via de knop “nu inschrijven”.
Ann